Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 24 septembre 2026
Cette politique s'applique au site elyasolutions.com ainsi qu'à la plateforme Elya utilisée par nos clients professionnels — cabinets médicaux et paramédicaux, salons de beauté, instituts et indépendants. Selon votre secteur d'activité, certaines données traitées peuvent avoir un statut particulier (données de santé, par exemple pour les professions médicales et paramédicales) : ce document le précise là où c'est pertinent.
1. Responsable du traitement
Le professionnel qui utilise Elya pour gérer ses rendez-vous (cabinet, salon, institut, indépendant...) est responsable du traitement de vos données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD — Règlement UE 2016/679).
BB IT Tech Group, éditeur de la plateforme Elya, agit en qualité de sous-traitant au sens de l'Art. 28 RGPD et traite vos données uniquement pour le compte et sur instruction du professionnel auprès duquel vous prenez rendez-vous.
Pour toute question relative à vos données personnelles, contactez d'abord le professionnel concerné, à l'adresse qu'il vous a communiquée.
2. Données collectées et finalités
| Données | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Nom, prénom, email, téléphone | Gestion des rendez-vous et communications | Exécution du contrat (Art. 6(1)(b)) |
| Date de naissance, genre (le cas échéant) | Identification du client | Exécution du contrat (Art. 6(1)(b)) |
| Adresse postale (le cas échéant) | Identification du client | Exécution du contrat (Art. 6(1)(b)) |
| Motif de rendez-vous | Organisation de la prestation — pour les professions médicales et paramédicales, cette donnée relève des données de santé | Exécution du contrat (Art. 6(1)(b)), et Art. 9(2)(h) RGPD pour les données de santé |
| Nom, email, téléphone, message (formulaire de contact) | Traitement des demandes de contact | Consentement (Art. 6(1)(a)) |
| Logs techniques (IP, session) | Sécurité et maintenance de la plateforme | Intérêt légitime (Art. 6(1)(f)) |
| Préférences de notifications | Envoi de rappels et communications | Consentement (Art. 6(1)(a)) |
3. Durées de conservation
- Données de compte : pendant la durée du compte + 12 mois après clôture ou demande de suppression
- Dossiers clients / rendez-vous : conservés conformément aux obligations légales applicables à votre secteur d'activité (pour les professions médicales, au moins 30 ans après le dernier contact, conformément à la loi du 22 avril 2019 relative à la qualité de la pratique des soins de santé ; des durées différentes peuvent s'appliquer pour les autres secteurs)
- Messages du formulaire de contact : 12 mois à compter de la réception
- Logs techniques : 12 mois maximum
- Tokens de session : durée de la session uniquement
4. Hébergement
La plateforme Elya est hébergée par Infomaniak Network SA, société de droit suisse dont les infrastructures sont situées exclusivement en Suisse.
La Suisse bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne (Art. 45 RGPD), garantissant un niveau de protection équivalent à celui de l'UE.
- Infomaniak Network SA — Rue Eugène-Marziano 25, 1227 Les Acacias (GE), Suisse
- Site : www.infomaniak.com
5. Sous-traitants
Vos données peuvent être traitées par les sous-traitants suivants, dans le cadre strict de la fourniture du service :
- BB IT Tech Group (Elya) : exploitation de la plateforme de gestion de rendez-vous — sous-traitant principal, DPA conclu avec chaque client professionnel
- Infomaniak : hébergement des serveurs et des données — voir section 4
- Resend : envoi d'emails transactionnels (confirmations, rappels) — données transmises : adresse email, prénom
- Envoi de SMS : les rappels par SMS sont envoyés via la passerelle SMS propre à Elya ; l'acheminement réseau transite par Mobile Viking (opérateur télécom belge), en tant que simple transporteur du message, sans accès applicatif à son contenu
Un accord de traitement des données (DPA) est conclu avec chaque sous-traitant.
6. Transferts hors Union européenne
Resend (États-Unis) est susceptible de traiter certaines de vos données hors de l'Union européenne. Ce transfert est encadré par des Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission européenne, conformément à l'Art. 46 RGPD, garantissant un niveau de protection adéquat.
Aucune autre donnée n'est transférée en dehors de l'Union européenne ou de la Suisse.
7. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès (Art. 15) : obtenir une copie de vos données
- Droit de rectification (Art. 16) : corriger vos données inexactes
- Droit à l'effacement (Art. 17) : demander la suppression de votre compte et l'anonymisation de vos données
- Droit à la portabilité (Art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré (JSON) — disponible en un clic depuis votre espace client, rubrique « Mon profil »
- Droit d'opposition (Art. 21) : vous opposer à certains traitements fondés sur l'intérêt légitime
- Droit à la limitation (Art. 18) : geler temporairement le traitement de vos données
- Retrait du consentement : à tout moment, sans effet rétroactif, pour les traitements fondés sur le consentement
Pour exercer vos droits, contactez le professionnel auprès duquel vous prenez rendez-vous, ou utilisez les fonctionnalités de votre espace client — rubrique « Mon profil » — pour l'export de vos données (JSON) et, lorsqu'elle est disponible, la suppression de votre compte.
8. Cookies
Ce site et la plateforme Elya utilisent uniquement des cookies fonctionnels indispensables à leur fonctionnement :
- Cookie de session : maintien de votre connexion (obligatoire)
- Cookie XSRF : protection contre les attaques CSRF (obligatoire)
Aucun cookie publicitaire, de traçage ou d'analyse comportementale n'est déposé sans votre consentement explicite.
9. Sécurité
La plateforme Elya met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées :
- Chiffrement des communications (HTTPS / TLS 1.2+)
- Authentification et mots de passe gérés par un fournisseur d'identité dédié, avec hachage sécurisé
- Accès aux données restreint par rôle (principe du moindre privilège)
- Sauvegardes régulières et chiffrées
- Journalisation des opérations sensibles
- Surveillance d'erreurs hébergée en interne (aucune donnée transmise à des tiers)
10. Autorité de contrôle
En Belgique, l'autorité de contrôle compétente est l'Autorité de Protection des Données (APD) :
- Site : www.autoriteprotectiondonnees.be
- Email : [email protected]
Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'APD si vous estimez que vos données sont traitées en violation du RGPD.
11. Contact
Pour toute question sur cette politique, vous pouvez contacter BB IT Tech Group à l'adresse [email protected].