Conditions générales de vente

1. Objet

Elya est une plateforme de gestion de rendez-vous, d'agenda et de communication destinée aux professionnels recevant des clients ou patients sur rendez-vous (cabinets médicaux et paramédicaux, salons de beauté, instituts, indépendants). Les présentes CGV s'appliquent à toute souscription à un plan Elya, à l'exclusion de toute autre condition non expressément acceptée par BB IT Tech Group.

2. Acceptation

La souscription à un plan Elya implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGV. Le client déclare avoir la capacité juridique et la qualité de professionnel nécessaires pour souscrire.

3. Description du service

Elya propose les plans suivants, dont le détail et les tarifs à jour sont publiés sur la page Tarifs :

• Starter — pour 1 professionnel
• Pro — jusqu'à 2 professionnels
• Ultimate — jusqu'à 8 professionnels, tous modules inclus
• Entreprise — groupes d'établissements et réseaux multi-sites, sur devis avec conditions particulières

Des modules optionnels peuvent être activés à tout moment moyennant un supplément indiqué sur la page Tarifs. BB IT Tech Group se réserve le droit de faire évoluer les fonctionnalités de la plateforme, sans diminuer le niveau de service des plans déjà souscrits.

4. Absence d'essai gratuit

Tous les plans Elya sont payants dès la souscription. Aucun essai gratuit n'est proposé à ce jour.

5. Durée et résiliation

Facturation mensuelle

L'abonnement mensuel est sans engagement de durée. Le client peut résilier à tout moment par écrit, par email à [email protected] ou par courrier recommandé ; la résiliation prend effet à la fin de la période mensuelle déjà facturée, sans remboursement au prorata de la période en cours.

Facturation annuelle

L'abonnement annuel, facturé en une fois avec une remise de 15 % par rapport au tarif mensuel, engage le client pour une durée de 12 mois à compter de la souscription. Il se renouvelle ensuite par tacite reconduction pour des périodes successives de 12 mois, sauf résiliation notifiée par le client au moins 30 jours avant l'échéance, par écrit (email ou courrier recommandé).

6. Tarifs et paiement

Les tarifs applicables sont ceux publiés sur la page Tarifs au moment de la souscription ou du renouvellement, exprimés hors TVA (HTVA). BB IT Tech Group est assujetti à la TVA belge (TVA BE 1037.543.672) ; la TVA applicable, au taux en vigueur, est ajoutée sur chaque facture. BB IT Tech Group peut faire évoluer ses tarifs ; toute évolution est communiquée au client au moins un mois avant son entrée en vigueur pour les contrats en cours.

Le paiement s'effectue exclusivement par virement bancaire, sur la base d'une facture émise par BB IT Tech Group à la souscription (abonnement annuel) ou à chaque échéance mensuelle (abonnement mensuel). Sauf mention contraire sur la facture, le paiement est exigible dans les 15 jours de sa date d'émission.

Retard de paiement

À défaut de paiement à l'échéance, et conformément à la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, des intérêts de retard sont dus de plein droit et sans mise en demeure préalable, à compter du jour suivant l'échéance, au taux d'intérêt légal applicable aux transactions commerciales (fixé par arrêté royal et mis à jour semestriellement). Une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement est également due de plein droit, sans préjudice du droit de BB IT Tech Group de réclamer une indemnisation complémentaire raisonnable si les frais de recouvrement réellement exposés dépassent ce montant.

En cas de retard de paiement non régularisé dans les 15 jours suivant un rappel, BB IT Tech Group peut suspendre l'accès du client à la plateforme jusqu'au paiement intégral des sommes dues, sans que cette suspension ne libère le client de son obligation de paiement ni n'ouvre droit à indemnisation de sa part.

7. Obligations du client

• Fournir des informations exactes lors de la souscription et les maintenir à jour
• Assurer la confidentialité de ses identifiants de connexion
• Utiliser la plateforme conformément à sa destination et à la réglementation applicable à son activité (notamment le secret professionnel et la réglementation santé pour les professions médicales et paramédicales)
• Agir en tant que responsable du traitement des données de ses propres clients/patients, Elya intervenant comme sous-traitant (voir notre DPA · RGPD)

8. Usage acceptable

Le client s'engage à n'utiliser les fonctionnalités de communication (SMS, email) de Elya que pour des communications légitimes liées à la prise de rendez-vous, adressées à ses propres clients ou patients ayant consenti à être contactés. Sont notamment interdits : l'envoi de communications commerciales non sollicitées (spam) à des personnes n'y ayant pas consenti, la diffusion de contenus illicites, diffamatoires ou frauduleux, et toute utilisation contraire à la réglementation applicable (notamment le RGPD et la législation relative aux communications non sollicitées).

En cas de manquement manifeste à cette obligation, BB IT Tech Group peut suspendre l'accès du client concerné à la plateforme, sans préjudice de tout dommage-intérêt.

9. Disponibilité et support

BB IT Tech Group met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer un accès continu à la plateforme, sans garantie de disponibilité absolue (maintenance, cas de force majeure, incidents techniques). Un support par email est assuré pour tous les plans, avec un traitement prioritaire pour les plans Pro et Ultimate. Le plan Entreprise peut bénéficier d'un SLA dédié, défini contractuellement au cas par cas.

10. Responsabilité

BB IT Tech Group s'engage à fournir la plateforme avec diligence et selon les règles de l'art. Sauf faute intentionnelle ou faute lourde, la responsabilité de BB IT Tech Group :

• ne peut être engagée qu'en cas de dommage direct, à l'exclusion de tout dommage indirect (perte de chiffre d'affaires, perte de clientèle, préjudice d'image, perte de données non imputable à BB IT Tech Group) ;
• est plafonnée, tous dommages confondus au titre d'une même année contractuelle, au montant total payé par le client à BB IT Tech Group au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur du dommage.

Ce plafond ne s'applique pas en cas de faute intentionnelle, de faute lourde, ou de dommage corporel.

11. Confidentialité et protection des données

Chaque partie s'engage à conserver confidentielles les informations non publiques de l'autre partie dont elle aurait connaissance dans le cadre de l'exécution des présentes (informations commerciales, techniques ou organisationnelles), et à ne les utiliser que pour les besoins de leur relation contractuelle.

Le traitement des données personnelles dans le cadre de Elya est décrit dans notre politique de confidentialité et encadré par notre accord de traitement des données (DPA · RGPD), conclu avec chaque client.

12. Propriété intellectuelle

La plateforme Elya, son code, son design et sa marque sont la propriété exclusive de BB IT Tech Group. La souscription à un plan confère au client un droit d'usage non exclusif et non transférable, pour la durée de l'abonnement. Les données saisies par le client (rendez-vous, fiches clients...) lui appartiennent ; elles restent exportables, au format standard, pendant 90 jours après la résiliation, avant suppression ou anonymisation.

13. Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d'un manquement à ses obligations résultant d'un cas de force majeure, entendu comme tout événement imprévisible et irrésistible échappant à son contrôle raisonnable (notamment : catastrophe naturelle, panne généralisée d'un fournisseur d'infrastructure tiers, cyberattaque d'ampleur, décision d'une autorité publique). La partie affectée en informe l'autre dans les meilleurs délais ; les obligations concernées sont suspendues pour la durée de l'événement.

14. Modification des CGV

BB IT Tech Group peut modifier les présentes CGV à tout moment. Les clients en cours d'abonnement en sont informés par email au moins un mois avant l'entrée en vigueur des nouvelles conditions. Si le client n'accepte pas les nouvelles conditions, il peut résilier son abonnement avant leur entrée en vigueur, sans pénalité ni frais, y compris pendant un engagement annuel en cours ; à défaut de résiliation dans ce délai, les nouvelles conditions sont réputées acceptées.

15. Cession et divisibilité

Le client ne peut céder ou transférer les présentes CGV à un tiers sans l'accord écrit préalable de BB IT Tech Group. BB IT Tech Group peut céder les présentes CGV dans le cadre d'une cession de son activité, sous réserve d'en informer le client.

Si une clause des présentes CGV est jugée invalide ou inapplicable, les autres clauses restent pleinement applicables. Les présentes CGV, ainsi que la politique de confidentialité et le DPA · RGPD qu'elles mentionnent, constituent l'intégralité de l'accord entre les parties concernant l'utilisation de Elya.

16. Droit applicable et litiges

Les présentes CGV sont soumises au droit belge. Tout litige relatif à leur validité, leur interprétation ou leur exécution relève de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Namur, sous réserve de dispositions légales impératives contraires.

17. Contact

Pour toute question relative aux présentes CGV, contactez BB IT Tech Group à [email protected].