DPA · Accord de traitement des données

1. Parties et objet

Cet accord s'applique entre BB IT Tech Group (le « sous-traitant »), éditeur de la plateforme Elya, et chaque client professionnel souscrivant à un plan Elya (le « responsable du traitement »). Il complète les CGV et encadre le traitement des données personnelles des clients/patients du responsable du traitement, effectué par le sous-traitant pour le compte de ce dernier.

2. Durée

Cet accord s'applique pendant toute la durée de l'abonnement du responsable du traitement à Elya, et jusqu'à la suppression complète des données conformément à la section 8.

3. Nature, finalité et catégories de données

Le sous-traitant traite, pour le compte du responsable du traitement, les données nécessaires à la gestion des rendez-vous : identité et coordonnées des clients/patients, motif de rendez-vous, données de santé le cas échéant (professions médicales et paramédicales), historique de rendez-vous et préférences de notification. Le détail des catégories de données et de leurs finalités figure dans notre politique de confidentialité.

4. Personnes concernées

Les clients/patients du responsable du traitement, ainsi que les membres de son équipe disposant d'un accès à la plateforme.

5. Obligations du sous-traitant

• Traiter les données uniquement sur instruction documentée du responsable du traitement
• Garantir la confidentialité des personnes autorisées à traiter les données
• Mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites à la section 7
• Respecter les conditions de recours à des sous-traitants ultérieurs décrites à la section 6
• Assister le responsable du traitement dans le respect de ses obligations RGPD (réponse aux demandes des personnes concernées, analyses d'impact, notification de violations)
• Supprimer ou restituer les données en fin de contrat, conformément à la section 8
• Mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations

6. Sous-traitants ultérieurs

Le responsable du traitement autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs suivants, nécessaires au fonctionnement de Elya :

• Infomaniak Network SA (Suisse) — hébergement
• Resend (États-Unis, sous Clauses Contractuelles Types) — envoi d'emails transactionnels
• Envoi de SMS — passerelle SMS propre à Elya ; acheminement réseau via Mobile Viking (opérateur télécom belge), simple transporteur du message, sans accès applicatif à son contenu

Le sous-traitant informe par ailleurs le responsable du traitement de tout changement prévu concernant l'ajout ou le remplacement de sous-traitants ultérieurs.

7. Sécurité

Le sous-traitant met en œuvre les mesures décrites dans notre politique de confidentialité, notamment :

• Chiffrement des communications (HTTPS / TLS 1.2+)
• Authentification et mots de passe gérés par un fournisseur d'identité dédié, avec hachage sécurisé
• Contrôle d'accès par rôle
• Sauvegardes régulières et chiffrées
• Journalisation des opérations sensibles

8. Sort des données en fin de contrat

À la résiliation de l'abonnement, le responsable du traitement dispose de 90 jours pour exporter ses données, au format standard, depuis son espace client. Passé ce délai, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf obligation légale de conservation plus longue (voir notre politique de confidentialité).

9. Notification de violation de données

En cas de violation de données personnelles affectant les données traitées pour le compte du responsable du traitement, le sous-traitant l'en informe dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, afin de lui permettre de respecter ses propres obligations de notification.

10. Contact

Pour toute question relative à cet accord, contactez BB IT Tech Group à [email protected].